 |
| Foto Penulis |
Bertambahnya anggota organisasi dari masa kemasa beriringan dengan cepatnya laju transformasi teknologi, berimplikasi pada pengelolaan organisasi yang kian kompleks. Realitas tersebut mendorong organisasi untuk terus berinovasi mengoptimalisasikan sumber daya anggota yang dimiliki, serta meminimalisir gangguan dan tantangan yang dihadapi. Dalam beberapa waktu ke belakang seiring berkembangnya teknologi ternyata mendorong munculnya suatu konsep kota cerdas (smart city) pada kajian pengembangan perkotaan yang bertransformasi secara pesat di berbagai kota-kota besar seluruh dunia. Konsep smart city secara garis besar menekankan pada transformasi pemanfaatan teknologi dalam menjawab berbagai problematika tata kelola perkotaan secara efektif dan efisien. Sementara pada artikel ini penulis ingin menarik kosep tersebut dalam sekup yang lebih kecil yakni pada level organisasi kemahasiswaan yakni konsep organisasi cerdas (smart organization).
Smart organization merupakan suatu peningkatan pemanfaatan teknologi yang dimaksudkan mendukung pengelolaan organisasi serta mendorong peningkatan partisipasi anggota dengan pendekatan yang kolaboratif sehingga terwujud interaksi yang lebih dinamis antar stakeholder organisasi. Interaksi yang dinamis dan berjalan dua arah tersebut harapannya akan terus bertransformasi sehingga menciptakan suatu organisasi yang nyaman dan aman untuk berproses, serta tangguh dan tanggap dalam merespon perubahan dan tantangan baru yang terus bermunculan seiring perkembangan zaman. Konsep smart organization akan mampu sustainable dalam jangka panjang karena pesatnya kemajuan perkembangan teknologi, informasi dan komunikasi (TIK). Selain itu menjamurnya perangkat cerdas yang semakin canggih, tentunya mendorong anggota mengekspektasikan pengelolaan organisasi yang lebih cerdas juga.
Diagnosis Permasalahan Utama Organisasi
Dalam rangka menyusun kerangka model organisasi cerdas pada suatu organisasi, perlu kiranya dilakukan diagnosis atas problematika utama organisasi agar model yang digunakan relevan dengan apa yang sedang dihadapi. Perlu digaris bawahi bahwa perencanaan pengembangan smart organization tidak dapat dilepaskan dari aspek-aspek strategis yang sudah dirumuskan dan ditetapkan organisasi. Pada konteks PMII setiap periodenya ada draft rencana strategis pengembangan organisasi yang dirumuskan setiap majelis tertinggi organisasi yakni di Kongres. Rencana tersebut berisi isu-isu strategis dan rencana pengembangan organisasi dalam jangka pendek, jangka menengah maupun jangka panjang.
Oleh sebab itu penting kiranya rencana pengembangan smart organization selaras dengan rencana strategis organisasi. Sebab pada hakikatnya pengembangan organisasi cerdas (smart organization) adalah membantu pelaksanaan rencana strategis organisasi secara efektif dan efisien dengan memanfaatkan teknologi informasi sehingga implementasi dan solusinya menjadi lebih cerdas. Pada sisi lainnya perlu diperhatikan juga bahwa nafas pengembangan smart organization adalah upaya mengatasi isu-isu kontemporer yang dihadapi organisasi pada era hari ini. Isu-isu tersebut bisa diperoleh dengan melakukan identifikasi melalui forum-forum kajian strategis, focus group discussions (FGD), serta input pakar dan pemangku kepentingan.
Pergerakan Mahasiswa Islam Indonesia (PMII) dalam kacamata penulis beberapa tahun terakhir seperti kehilangan pijakan arah juang dan lemah secara prespektif dalam membaca permasalahan yang dihadapinya. Sehingga banyak forum-forum strategis yang seharusnya substansinya bermanfaat bagi pengembangan organisasi, ternyata tidak berimplikasi apapun terhadap pengembangan strategis organisasi. Dari beberapa identifikasi permasalahan fundamental yang dihadapi PMII dapat ditarik benang merah bahwa isu strategis dalam pengembangan smart organization di PMII adalah masih rendahnya tingkat kolaborasi multi struktur yang ada di PMII, optimalisasi transformasi teknologi dan digitalisasi serta perlunya pengembangan berbagai sendi organisasi. Pengembangan yang dimaksud mencakup berbagai aspek pendukung keorganisasian seperti bidang sosial, pendidikan, ekonomi, dan teknologi.
Visi Organisasi dan Kerangka Model Smart Organization PMII
Secara garis besar, konsep smart organization tentu akan menyentuh segala aspek kehidupan yang ada di dalam organisasi. Jika mengacu pada (Giffinger dkk, 2007) pada konteks kota cerdas ada enam dimensi untuk mengkategorikan cakupan kehidupan perkotaan: ada smart economy, smart people, smart governance, smart mobility, smart environment, dan smart living. Sementara pada konteks smart organization pada kerangka dimensi penerapannya perlu disesuaikan dengan “jati diri” yang dimiliki organisasi bersangkutan. Begitupun pada konteks PMII, penting kiranya merumuskan beberapa aspek dimensi yang sesuai sebagai dimensi kerangka model “smart organization PMII”. PMII sebagai suatu organisasi kemahasiswaan berbasis kaderisasi mempunyai tujuan dan visi organisasi. Mengacu pada visi dan tujuan organisasi PMII yang mencakup tanggung jawab kader ulil albab serta melanjutkan cita-cita kemerdekaan dengan dihadapkan pada beberapa isu strategis organisasi seperti dijabarkan diatas, PMII memiliki peluang mengembangkan beberapa kerangka dimensi smart organization.
Pertama smart cadre atau dalam konteks ini adalah keanggotaan PMII yang cerdas, atau pada penjabarannya merupakan suatu modal sumber daya manusia yang terdidik dengan baik melalui kaderisasi formal, informal maupun non-formal. Modal ini dapat berbentuk individu kader atau bahkan kantong-kantong komunitas yang kreatif berupa rayon, komisariat, cabang dan koordinator cabang. Kedua yakni smart administration, atau suatu tata kelola organisasi yang cerdas, yang mana dapat digambarkan sebagai suatu paradigma pengelolaan keorganisasian yang dalam mengeluarkan kebijakan mengedepankan aspek kemanusiaan, keadilan, partisipasi, transparansi, dan demokrasi serta efektifitas dan efisiensi kebijakan dengan memanfaatkan kecanggihan teknologi.
Peningkatan Partisipasi Anggota Dalam Pengembangan Smart Organization
Mengacu pada Granier dan Kudo bahwa mekanisme organisasi yang partisipatif membuka kemungkinan anggota untuk ambil peran dalam perancangan, implementasi dan evaluasi pada suatu kebijakan. Partisipasi anggota yang kolaboratif (collaboration participation) dalam pengembangan organisasi cerdas merupakan suatu upaya yang dilakukan untuk membangkitkan minat anggota dalam mewujudkan pengembangan organisasi berbasis media dan teknologi. Suatu upaya pengembangan organisasi yang baik tentu tidak terpisah dari partisipasi anggota organisasi di level apapun. Tingkat inklusifitas anggota dalam menggunakan teknologi menjadi suatu modal penting dalam pengembangan smart organization.
Di sisi lain, dengan adanya pemanfaatan teknologi sebagai sarana subtitusi informasi antar pengurus dan anggota cukup menghemat biaya organisasi dalam mengidentifikasi permasalahan yang dihadapi organisasi. Salah satu domain dari pengembangan smart organization adalah pemanfaatan big data, oleh karena itu penting melibatkan anggota sebagai sumber pemasok data (crowdsourcing). Dengan begitu upaya pengembangan organisasi cerdas (smart organization) berbasis partisipasi dan kolaborasi (collaboration approach) akan berjalan dengan baik. Sebagai contoh pada konteks smart city Amsterdam, Belanda telah berhasil mengimplementasikan peran partisipasi dan kolaborasi masyarakat dalam mewujudkan suatu tatanan kota cerdas. Waag Society menjadi lembaga yang bertanggung jawab secara langsung untuk membuka peluang dan kesempatan seluas-luasnya bagi masyarakat maupun komunitas kreatif di Amsterdam untuk lebih dekat dengan transformasi teknologi. Dengan melimpahnya inovasi dan kreatifitas anggota yang ada di PMII serta besarnya kesempatan untuk berkolaborasi dengan berbagai stakeholder. Pengembangan smart organization berbasis collaboration approach bukan hal yang mustahil diwujudkan di Pergerakan Mahasiswa Islam Indonesia (PMII) sebagai percontohan bagi organisasi kemahasiswaan lainnya.
Penulis : Mohammad Iqbalul Rizal Nadif
(Masyarakat Sipil PMII D.I.Yogyakarta)
Editor : Titis Khoiriyatus Sholihah
